Принципы построения "СЭЛТ Недвижимость"

        Наступивший в результате развития экономических реформ в стране распад системы государственного заказа продукции индустриального домостроения, изменение формы собственности предприятий отрасли послужили причиной изменения структуры системы управления, динамика экономической ситуации на состояние денежной системы страны, распад традиционной кооперации поставщиков и потребителей продукции предприятия, привели к интенсификации управленческой деятельности и реформированию отдельных структурных подразделений.

Одной из проблем в связи с этим является проблема организации эффективной работы отдела сбыта готовой продукции в новых экономических условиях.

       Для эффективного сбыта готовой продукции фирм - поставщиков (производителей), предлагается создание структуры агентской сети из числа риэлторских компаний, активно работающих на рынке недвижимости.

Основным отличием предлагаемого способа от ранее существовавших является применение компьютерных средств в структуре управления агентской сетью и новый порядок работы агентов.

Суть данного способа заключается в том, что всем агентам доступен весь набор квартир, предлагаемых к реализации через агентскую сеть. При этом роль агента привлечь потенциального покупателя и сопроводить его в отдел реализации поставщика, где заключается основной договор на реализацию квартир. Все финансовые и юридические отношения с покупателем организует поставщик (отдел реализации). По результатам работы агент получает вознаграждение за услуги.

       Поставщик (отдел реализации) выполняет следующие функции:

• учет квартир поставшика,

• учет квартир для электронных торгов,

• учет агентов,

• учет договоров, заключенных с помощью агентов.

       Агент организует рекламу, консультации для клиентов и возможно показ.

Рис. 1. Структурная схема документооборота реализации квартир через агентскую сеть

       Необходимо отметить, что простота данного способа и эффективность работы агентской сети обеспечиваются современными компьютерными технологиями учета и обработки данных, как в локальной сети поставщика, так и в глобальной сети Интернет, с возможностью одновременного доступа к данным.

       Для эффективной работы отдела реализации поставщика организуется автоматизированный учет следующих первичных данных: о квартирах, об агентах, о покупателях, о договорах с покупателями, о поступлении денежных средств по договорам. Также выполняется подготовка данных для агентской сети.

       Для сокращения времени обслуживания покупателей автоматизируется процесс формирования договоров и сопутствующих документов.

       Следующим элементом является формирование базы данных со списком квартир и сопутствующей информационной базы для торгов через агентскую сеть. Список для торгов через агентскую сеть может состоять как из заданного набора свободных квартир, так и всех квартир поставщика. Эта информация становится доступна всем пользователям Интернет в качестве рекламных данных. Доступ к информации имеет два режима:

• Гость - любой пользователь Интернет, который может только просмотреть предлагаемую информацию, оставить заявку на конкретную квартиру с указанием своих координат;

• Агент - субъект, допущенный по паролю к дополнительной функции фиксации квартиры.

       Эта возможность и является основным элементом управления агентской сетью. При этом агент не имеет доступа к основной базе данных поставщика.

Рис. 2. Структурная схема информационных связей Агентской сети.

Порядок работы в "СЭЛТ Недвижимость"

       В состав "СЭЛТ (системы электронных торгов) Недвижимость" входят: база данных (БД) СЭЛТ Недвижимость и автоматизированное рабочее место (АРМ) СЭЛТ Недвижимость.

БД " СЭЛТ Недвижимость" размещается на WEB-сервере в среде Интернет и содержит список квартир, выставленных на продажу поставщиками.

       АРМ "СЭЛТ Недвижимость" размещается на WEB-сервере. Доступ к БД осуществляется посредством АРМ "СЭЛТ Недвижимость" через Интернет. На рабочих местах клиентов сети Интернет дополнительных программных средств, кроме броузеров Интернет, не требуется. Рекомендуется применять MS Internet Explorer 4.0 и выше.

       Период обновления БД СЭЛТ - раз в сутки.

       В АРМ "СЭЛТ Недвижимость" предусмотрено два режима обработки данных :

• Просмотр с фиксацией - для Агентов, оформивших Агентское соглашение с поставщиком и зарегистрированных в системе;

• Просмотр - для любых клиентов сети Интернет с возможностью размещения оперативных заявок двух видов: заявки на покупку конкретной квартиры и заявки на перспективные адреса.

       Размещение данных в БД "СЭЛТ Недвижимость" выполняется работником отдела реализации поставщика. Формирование данных о квартирах производится автоматизированными средствами.

       БД "СЭЛТ Недвижимость" размещается на WEB-сервере в среде Интернет, при этом все фиксации квартир в БД "СЭЛТ Недвижимость", выполненные Агентом, отражаются в реальном масштабе времени.

Организация работ в "СЭЛТ Недвижимость"

       В работе участвуют:

• руководитель отдела реализации;

• диспетчер БД "СЭЛТ Недвижимоcть";

• менеджеры отдела реализации.

       Руководитель организует подготовку данных для торгов.

       Диспетчер, по согласованному списку, помечает квартиры в основной БД, формирует данные и размещает их на WEB-сервере "СЭЛТ Недвижимость".

       Обновление информации осуществляется диспетчером с 9.00 до 10.00 ежедневно. После этого "СЭЛТ Недвижимость" готова к работе. Фиксинги, которые существуют более 24 часов стираются.

       Агенты, по мере поступления клиентов, фиксируют квартиры в БД "СЭЛТ Недвижимость".

       После оформления заявки с покупателем, Агент в течение текущего дня торгов представляет его для регистрации менеджеру отдела реализации или подтверждает диспетчеру поставщика информацию о снятии данной квартиры с продажи через СЭЛТ на следующий день, с условиями ее реализации.

       Менеджер отдела реализации в течении дня регистрирует договора, заключенные Агентом, в основной БД и фиксирует условия реализации выбранных квартир Агентом по конкретным покупателям.

       В случае снятия квартиры с торгов на следующий день диспетчер делает отметку в основной БД, с условиями ее реализации Агентом.

       Дальнейшие отношения с клиентом поддерживает менеджер отдела реализации. Менеджер отслеживает состояние договора и фиксирует в основной БД.

       По результатам анализа торгов и новым данным руководитель отдела продаж определяет новый список квартир реализации на следующий день торгов.

       По окончании месяца диспетчером готовятся проекты актов выполненных работ Агентами по данным основной БД и справка о ходе реализации. В акте отмечаются договора, заключенные Агентом и сумма вознаграждения.

       На основании справки о ходе реализации за месяц руководитель отдела продаж подводит итоги работы Агентов и оформляет Акты выполненных работ Агентами.