Рис. 1. Структурная схема документооборота реализации квартир через агентскую сеть.
Программа Система Электронных Торгов Недвижимость (СЭЛТ Недвижимость) была создана в декабре 1998 года.
В результате развития экономических реформ в стране наступивший в те времена, распада системы государственного заказа продукции индустриального домостроения, изменение формы собственности предприятий отрасли, послужили причиной изменения структуры системы управления. Изменения экономической ситуации, состояние денежной системы страны, распад традиционной кооперации поставщиков и потребителей продукции предприятия, привели к интенсификации управленческой деятельности и реформированию отдельных структурных подразделений.
Одной из проблем в связи с этим является проблема организации эффективной работы отдела сбыта готовой продукции в новых экономических условиях.
Для эффективного сбыта готовой продукции компаний - поставщиков (производителей), предлагается создание структуры агентской сети из числа риэлторских компаний, активно работающих на рынке недвижимости.
Основным отличием предлагаемого способа от ранее существовавших является применение компьютерных средств в структуре управления агентской сетью и новый порядок работы агентов.
Суть данного способа заключается в том, что всем агентам доступен набор квартир, предлагаемых к реализации через агентскую сеть. При этом роль агента привлечь потенциального покупателя и сопроводить его в отдел реализации поставщика, где заключается основной договор на реализацию квартир. Все финансовые и юридические отношения с покупателем организует поставщик (отдел реализации). По результатам работы агент получает вознаграждение за услуги.
Поставщик (отдел реализации) выполняет следующие функции:
Агент организует рекламу, консультации для клиентов и возможно показы.
Рис. 1. Структурная схема документооборота реализации квартир через агентскую сеть.
Простота данного способа и эффективность работы агентской сети обеспечиваются современными компьютерными технологиями учета и обработки данных, как в локальной сети поставщика, так и в глобальной сети Интернет, с возможностью одновременного доступа к данным.
Для эффективной работы отдела реализации поставщика организуется автоматизированный учет следующих первичных данных: о квартирах, об агентах, о покупателях, о договорах с покупателями, о поступлении денежных средств по договорам. Также выполняется подготовка данных для агентской сети.
Для сокращения времени обслуживания покупателей автоматизируется процесс формирования договоров и сопутствующих документов.
Следующим элементом является формирование базы данных со списком квартир и сопутствующей информационной базы для торгов через агентскую сеть. Список для торгов через агентскую сеть может состоять как из заданного набора свободных квартир, так и всех квартир поставщика. Доступ к информации имеет два режима:
Состояние "Фиксация" это устная бронь на заданное время для принятия решения покупателем о приобретении квартиры.
Эта возможность и является основным элементом управления агентской сетью. При этом агент не имеет доступа к основной базе данных поставщика.
Рис. 2. Структурная схема информационных связей Агентской сети.
В состав "СЭЛТ (системы электронных торгов) Недвижимость" входят: база данных (БД) СЭЛТ Недвижимость и автоматизированное рабочее место (АРМ) СЭЛТ Недвижимость.
БД " СЭЛТ Недвижимость" размещается на WEB-сервере в среде Интернет и содержит список квартир, выставленных на продажу поставщиками.
АРМ "СЭЛТ Недвижимость" размещается на WEB-сервере. Доступ к БД осуществляется посредством АРМ "СЭЛТ Недвижимость" через Интернет. На рабочих местах клиентов сети Интернет дополнительных программных средств, кроме броузеров Интернет, не требуется.
Период обновления БД СЭЛТ и время определяется поставщиком.
Для агентов, оформивших Агентское соглашение с поставщиком и зарегистрированных в системе, АРМ "СЭЛТ Недвижимость" предоставляет возможность просмотра квартир с их последующей фиксацией.
Размещение данных в БД "СЭЛТ Недвижимость" выполняется работником отдела реализации поставщика. Формирование данных о квартирах производится автоматизированными средствами.
БД "СЭЛТ Недвижимость" размещается на WEB-сервере в среде Интернет, при этом все фиксации квартир в БД "СЭЛТ Недвижимость", выполненные Агентом, отражаются в реальном масштабе времени.
В работе участвуют:
Руководитель организует подготовку данных для торгов.
Диспетчер, по согласованному списку, помечает квартиры в основной БД, формирует данные и размещает их на WEB-сервере "СЭЛТ Недвижимость".
Обновление информации осуществляется диспетчером. Фиксации, у которых истекает срок действия автоматически снимаются.
Агенты, по мере поступления клиентов, фиксируют квартиры в БД "СЭЛТ Недвижимость".
После оформления заявки с покупателем, Агент в течение текущего дня торгов представляет ее для регистрации менеджеру отдела реализации или подтверждает диспетчеру поставщика информацию о снятии данной квартиры с продажи. Диспетчер поставщика переводит квартиру в состояние "Контракт".
Состояние "Контракт" говорит о том, что поданной квартире начались договорные отношения и квартира снята с продажи.
Менеджер отдела реализации в течении дня регистрирует договора, заключенные Агентом, в основной БД и фиксирует условия реализации выбранных квартир Агентом по конкретным покупателям.
В случае снятия квартиры с торгов на следующий день диспетчер делает отметку в основной БД, с условиями ее реализации Агентом.
Дальнейшие отношения с клиентом поддерживает менеджер отдела реализации. Менеджер отслеживает состояние договора и фиксирует в основной БД.
По результатам анализа торгов и новым данным руководитель отдела продаж определяет новый список квартир реализации на следующий день торгов.
По окончании месяца диспетчером готовятся проекты актов выполненных работ Агентами по данным основной БД и справка о ходе реализации. В акте отмечаются договора, заключенные Агентом и сумма вознаграждения.
На основании справки о ходе реализации за месяц руководитель отдела продаж подводит итоги работы Агентов и оформляет Акты выполненных работ Агентами.
